Федеральный закон об электронной подписи (ЭП) был принят в России в 2011 году. За это время система ЭП развивалась, появились новые способы получения электронных подписей, что существенно упростило взаимодействие граждан с государственными и коммерческими структурами. Внедрение электронного документооборота, в том числе кадрового, невозможно без ЭП, которой договаривающиеся стороны скрепляют документы. Интернет-издание в сфере корпоративных информационных технологий CNews подготовило очень подробный и своевременный обзор различных видов ЭП, сферы их применения и способов оформления.
Закон 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусматривает два вида электронной подписи: простую электронную подпись (ПЭП) и усиленную. В свою очередь усиленная ЭП подразделяется на неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Простая электронная подпись идентифицирует пользователя с помощью кодов и паролей. Примерами ПЭП являются пара «логин/пароль» на сайте, коды из SMS, коды на скретч-картах. Используется данный вид подписи для аутентификации в информационных системах, получения госуслуг, при проведении банковских операций и для заверения некоторых внутрикорпоративных документов.
Для юридических документов ПЭП уже не достаточно. Юридическую силу она имеет только в случае заключения соглашения между участниками электронного взаимодействия о признании простой электронной подписи равнозначной собственноручной подписи владельца. Применительно к кадровому документообороту, ПЭП может выпустить сам работодатель и использовать ее в своей информационной системе.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) создается посредством шифрования с использованием ключа электронной подписи. Таких ключей владельцу подписи выдается два: открытый и закрытый. Закрытый ключ с пин-кодом, с помощью которого генерируются электронные подписи, хранится у владельца, а открытый ключ доступен всем, с кем хозяин подписи ведет электронный документооборот.
Для работы с неквалифицированной электронной подписью на оборудование необходимо дополнительно установить программу криптозащиты. НЭП может использоваться для электронного документооборота внутри компании и с внешними контрагентами. НЭП также может выпустить работодатель и действует такая подпись в течении года.
Квалифицированная электронная подпись создается также как и неквалифицированная, но в обязательном порядке подкрепляется ключом проверки, указанном в квалифицированном сертификате. Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России. Никаких дополнительных соглашений для признания юридической силы КЭП не нужно, юридическая сила КЭП признается автоматически. Перевыпускается данный вид подписи каждый год. Квалифицированной электронной подписью можно подписывать все документы.
Только КЭП, в отличии от ПЭП и НЭП, подходит для подписания бухгалтерской и налоговой отчетности, кадровой отчетности в ФСС, ПФР и Росстат, регистрации и изменения ООО или ИП, трудовых и кадровых документов со стороны работодателя.
Руководителям юрлиц, индивидуальным предпринимателям (кроме профессиональных участников рынка ценных бумаг) и нотариусам сертификаты выдаются только в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц; организациям финансового сектора и должностным лицам Банка России — в самом Банке; некоммерческим организациям «с госучастием» (госкомпаниям, госкорпорациям, государственным и муниципальным учреждениям), должностным лицам и организациям, подлежащим казначейскому сопровождению — в Федеральном казначействе; физлицам и лицам, действующим от имени юрлиц по доверенности — в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Самой популярной с момента появления была ПЭП, хотя ее доля снизилась за это время с 93% до 67% (46% опрошенных в 2021 г. использовали только ее). Популярность НЭП в это время стабильно росла. Доля КЭП достигла максимума в 2020 г., а в 2021-м — резко упала.
Одной из причин этого может быть появление и рост популярности новых видов ЭП.
В августе 2019 г. в России появилась услуга облачной электронной подписи. За первый год удостоверяющим центром «Росэлторг» было выдано более 13 тыс. таких подписей, из них более 8 тыс. — в Москве.
А с 1 января 2021 г. поправками к закону №63-ФЗ законодательно закрепилась возможность реализации технологии облачной подписи в отношении КЭП. В отличии от «обычной» КЭП, облачная подпись не имеет физического носителя, но позволяет подписывать цифровые документы с любых устройств. Удостоверяющему центру разрешается хранить ключ электронной подписи на своих серверах и информировать владельца КЭП об операциях с ключом.
В 2021 г. начал функционировать портал «Работа России», одна из функций которого — ведение электронного кадрового документооборота. Портал выступает посредником между работодателем и работником. Для работников портал предоставляет возможность получить бесплатную простую электронную подпись. Для этого нужно зайти на портал «Работа России» с помощью логина и пароля от сайта «Госуслуги». В этом случае ПЭП выглядит как логин и пароль для входа на портал «Работа России».
Другой вариант «государственной» электронной подписи – «Госключ» (усиленная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства) – начал работать в экспериментальном режиме в середине июля 2021 г., в конце осени того же года в закон №377-ФЗ были внесены правки, разрешающие использовать «Госключ» для подписания любых документов, в том числе, трудовых договоров и договоров о материальной ответственности.
В августе 2021 г. было запущено приложение «Госключ» с помощью которого можно получить сертификат и сформировать бесплатную усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись. По данным Минцифры России к середине ноября 2022 г. приложение скачали уже более 960 тыс. раз, с помощью «Госключа» было подписано свыше 620 тыс. документов и выдано более 850 тыс. сертификатов.
С помощью «Госключа» можно подписывать документы на Госуслугах, коммерческих площадках, интегрированных с «Госключом» (сотовые операторы, банки), также пользователь с подтвержденной учетной записью может направлять себе в приложение документы через специальный сервис на портале — «Подписание документов в «Госключе». Что касается юридической значимости «Госключа», то, так как данный вид электронной подписи одобрен законом, он приравнивается к собственноручной подписи.
